Ausschreibung zur Organisation und Durchführung des Traditionsfestes „Kanalfest" in der Gemeinde Wendisch Rietz

Ausschreibung zur Organisation und Durchführung des Traditionsfestes „Kanalfest“ in der Gemeinde Wendisch Rietz 

Mit der jährlichen Durchführung des Traditionsfestes „Kanalfest“ wird den Bürgern und Gästen des staatlich anerkannten Erholungsortes Wendisch Rietz am letzten Wochenende des Monats Juli ein vielfältiges Programm geboten. Das „Kanalfest“ blickt auf eine langjährige Tradition zurück. Das Fest hat den Charakter eines regionalen Festes, welches sowohl Bürgern und Touristen unterhalten als auch Besucher in den Erholungsort locken soll. 

Die Namensgebung des „Kanalfestes“ leitet sich von den örtlichen Gegebenheiten ab. Der Ort wird malerisch von einem Kanal durchzogen und schmückt sich durch Halbinseln, die auf natürliche Weise in den Scharmützelsee eingebettet sind. Das Festgelände grenzt direkt an den Kanal. Die charakteristischen örtlichen Gegebenheiten rund um See, Wasser und Kanal können thematisch in dem Veranstaltungskonzept aufgegriffen werden. Auf einer Bühne soll ein abwechslungsreiches musikalisches und künstlerisches Programm geboten werden. Die Palette soll von Kinder- und Familienprogramm bis zu einem unterhaltsamen Abend mit Live- und Tanzmusik für Jung und Alt und gastronomischer Versorgung reichen. Auch sollen einheimische Vereine und Unternehmen, insofern möglich, eingebunden werden. 

Der Veranstaltungstitel „Kanalfest“ dient in der Ausschreibung ausschließlich als Arbeitstitel. Die endgültige Namensgebung ist noch nicht abschließend festgelegt und kann im Weiteren Abstimmungs- und Planungsprozess geändert werden. Eine Änderung der Veranstaltungsbezeichnung hat keinen Einfluss auf den Gegenstand und den Umfang der ausgeschriebenen Leistungen. 

Das nächste „Kanalfest“ findet traditionell am letzten Wochenende des Monats Juli 2027 statt. Die Organisation und Durchführung soll durch einen privaten Veranstalter erfolgen. Die Gemeinde Wendisch Rietz unterstützt und bezuschusst diese Traditionsveranstaltung. 

Die Anzahl der Besucher des Festes in den letzten Jahren hat gezeigt, dass die Bereicherung des kulturellen Angebotes mit dieser Traditionsveranstaltung von großem öffentlichem Interesse ist. Diese Veranstaltung ist ein wichtiges Instrument zur Präsentation und Bekanntmachung des Erholungsortes Wendisch Rietz und soll als wichtiger Höhepunkt im Veranstaltungskalender der Gemeinde verbleiben. 

Zur Fortführung dieses Veranstaltungsangebotes hat sich die Gemeinde Wendisch Rietz zur Ausschreibung der Ausrichtung des Festes entschieden. Die Ausschreibung erfolgt zunächst für das Jahr 2027, Optional ist eine Verlängerung nach der 1. Veranstaltung für 2028-2030 möglich. Ein Rechtsanspruch hierauf besteht nicht. 

Rahmenbedingungen 

1. 

Das „Kanalfest“ wird am letzten Wochenende im Juli durchgeführt. Termin 2027 ist das Wochenende vom 30. Juli bis 1. August 2027. Das Fest muss zumindest am Samstag, kann jedoch während der gesamten drei Tage stattfinden. 

2. 

Als Veranstaltungsfläche steht für den gesamten Zeitraum inkl. Auf- und Abbauzeit (max. 5 Tage vorher/5 Tage nachher) das Festwiesengelände in Wendisch Rietz zur Verfügung (Lageplan als Anlage anbei). Auf dem Festwiesengelände befindet sich eine Bühne mit üblichen Medienanschlüssen sowie Sanitär- und Aufenthaltsgebäude. Für die Nutzung der Veranstaltungsfläche mit Gebäuden wird kein Nutzungsentgelt erhoben. Die Bewirtschaftungskosten trägt die Gemeinde Wendisch Rietz, ausgenommen die Reinigung der Toilettenanlagen, diese übernimmt der Veranstalter, einschließlich Grundreinigung nach Ende der Veranstaltungsende. 

3. 

Der Veranstalter übernimmt während des gesamten Veranstaltungszeitraums die ordnungsgemäße Entleerung sämtlicher Abfallbehälter (ortsfeste & vom Veranstalter aufgestellte Behälter) sowie die vollständige Reinigung der Festwiese und aller genutzten Flächen. Sämtliche veranstaltungsbedingten Abfälle sind ordnungsgemäß zu entsorgen, das Gelände ist abschließend vollständig gereinigt zu übergeben. 

4. 

Ein besonderes Augenmerk wird auf ein abwechslungsreiches Kinder- und Familienprogramm gelegt, ebenso auf ein unterhaltsames Abendprogramm mit Live-Musik für Jung und Alt. Der Anbieter hat sein vorgesehenes Speisen- und Getränkeangebot einschließlich klassischer, besonderer, vegetarischer und veganer Angebote kurz darzustellen. Es sollen weiterhin Stände bzw. Angebote von regionalen Vereinen, Künstlern und Unternehmen eingebunden werden. Das regionale Fest ist eine Veranstaltung für alle Generationen und Zielgruppen in familienfreundlicher Art. Diesem Charakter ist Rechnung zu tragen. 

5. 

Am Samstagabend ist ein festlicher Höhepunkt in das Programm aufzunehmen. Ein solcher Höhepunkt kann beispielsweise ein Höhenfeuerwerk, eine Laser-/Drohnenshow, eine aufregende Feuershow oder ähnliches sein. Die örtlichen Gegebenheiten des Festes rund um das Thema See, Wasser und Kanal können in dem Veranstaltungskonzept aufgegriffen werden. 

6. 

Das Fest ist eintrittsfrei zu gestalten, dennoch ist ein wirtschaftlich selbständig tragendes Konzept Ausgangspunkt. 

7. 

Zur Gesamtfinanzierung sind Sponsoringpartner einzubinden. 

8.

Zur Programmgestaltung und gastronomischen Versorgung sollen Unternehmen und Kultur-/Vereinsgruppen aus der Gemeinde mit eingebunden werden. 

9. 

Die Veranstaltung ist zu bewerben, mögliche Flächen werden durch die Gemeinde bereitgestellt. 

Im Amt Scharmützelsee steht ein Ansprechpartner zur Verfügung. Es wird eine intensive und kooperative Zusammenarbeit durch den Bewerber mit dem Amt Scharmützelsee vorausgesetzt. Dazu gehören auch regelmäßige Abstimmungstermine mit Sachstandsberichten. 

Die konkrete Inanspruchnahme der Flächen und die Gestaltung des Festes in jeglicher Hinsicht sind mit dem Amt Scharmützelsee abzustimmen und zu vereinbaren. Das Letztentscheidungsrecht liegt bei der Gemeindevertretung der Gemeinde Wendisch Rietz. 

Leistungsbeschreibung 

Interessierte werden gebeten, eine entsprechende Bewerbung unter Berücksichtigung der Ausschreibungsbedingungen und unter Vorlage eines detaillierten Veranstaltungskonzeptes mit 

- Ablaufplan zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Festes einschließlich Zeitschiene, 

- Konzept zum Bühnen-/Rahmenprogramm und zur Bewirtschaftung des Festgeländes, 

- Einbindung von Partnern, Vereinen und Unternehmen der Gemeinde Wendisch Rietz, 

- wirtschaftlich selbständig tragendes Finanzierungskonzept, ggf. notwendiger Zuschussbedarf, 

- Sponsoringkonzept, 

- Konzept Öffentlichkeitsarbeit, 

- Sicherheitskonzept, 

- Lageplan, bezogen auf die Platzfläche mit sämtlichen Aufbauten, einschließlich der Flucht- und Rettungswege sowie Stellflächen für Sanitäts- und Rettungsdienste, 

- Referenzliste, aus der die wirtschaftliche und fachliche Eignung sowie die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bewerbers hervorgeht 

vorzulegen. 

Umzusetzende Sicherheitsmaßnahmen 

- Nachweis des Abschlusses und der Bezahlung einer geeigneten Haftpflichtversicherung, 

- Einrichtung eines Ordnungs- und Sicherheitsdienstes, 

- Während der gesamten Veranstaltungsdauer ist ein entscheidungskompetenter Verantwortlicher des Bewerbers erreichbar und auf dem Gelände, 

- Einholen der erforderlichen Genehmigungen und Erlaubnisse sowie Koordination der Abnahme des Veranstaltungsgeländes 

Der Veranstalter trägt das Durchführungsrisiko. Gegen etwaige Schadensersatzansprüche, die bei der Durchführung des Festes den Festteilnehmern bzw. Dritten entstehen können, hat sich der Veranstalter ausreichend zu versichern. Das wirtschaftliche Risiko bei der Durchführung des Festes trägt der Veranstalter. 

Frist und Einreichung Bewerbungsfrist: 

22.11.2026 

Einreichung bevorzugt digital (PDF) per E-Mail an: sowie zusätzlich postalisch (formlose Angebotsübersendung). 

Anschrift: 

Amt Scharmützelsee -Ausschreibung „Kanalfest“- 

Forsthausstraße 4 

15526 Bad Saarow 

Ansprechpartnerin: Ilka Paulick (Wirtschaftsförderung/Tourismus/Kultur) 

Tel.: 033631 45.103 

E-Mail:  

Bei mehreren Bewerbungen entscheidet das Angebot, welches die Kriterien der Ausschreibungsbedingungen am besten erfüllt. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Die Vergaberegelungen nach VOL/VOB/VOF finden auf dieses Verfahren keine Anwendung. Bei der Entscheidung über die Vergabe wird nicht lediglich auf das Finanzierungskonzept abgestellt, sondern ebenfalls auf die Güte der sonstigen geforderten Unterlagen und Konzepte. Nicht rechtzeitig eingereichte Teilnahmeanträge können nicht berücksichtigt werden. 

Bad Saarow, 22.09.2026 

Ch. Riecke Amtsdirektor